Dematerializzazione e conservazione sostitutiva: che cosa sono e perché sono importanti

La conservazione sostitutiva è un procedimento legalmente riconosciuto che permette di trasformare documenti cartacei in formati digitali senza perdere il loro valore legale. Questa pratica è particolarmente rilevante nelle situazioni legali dove i documenti devono essere presentati come prove. Garantisce che ogni documento digitalizzato sia considerato ugualmente autentico rispetto al suo originale cartaceo, superando così le barriere del formato fisico.

Parallelamente, la dematerializzazione si occupa del processo di conversione dei documenti cartacei in digitali. Questo processo non solo riduce la dipendenza da spazi fisici destinati agli archivi, ma semplifica anche la gestione documentale all’interno delle organizzazioni.

Un esempio chiaro di dematerializzazione è la transizione dai moduli cartacei ai formati elettronici per le pratiche amministrative in molti enti pubblici, come dimostra il successo del sistema di identità digitale utilizzato in numerosi paesi europei per facilitare le transazioni governative e private.

I benefici della digitalizzazione dei documenti

Adottare sistemi di conservazione sostitutiva e dematerializzazione offre vari vantaggi significativi:

• Riduzione dei costi: la trasformazione digitale dei documenti ha un impatto diretto sui costi operativi. Le aziende possono ridurre drasticamente le spese per la carta, l’utilizzo di spazi fisici per gli archivi e il tempo impiegato nella gestione e ricerca dei documenti.
• Efficienza accresciuta: la digitalizzazione documentale permette un accesso quasi immediato ai documenti attraverso sistemi di ricerca avanzati, migliorando così la velocità di consultazione e gestione. Un sistema di gestione documentale efficace può ridurre il tempo di ricerca dei documenti da ore a pochi secondi, ottimizzando significativamente i flussi di lavoro.
• Sicurezza migliorata: la gestione digitale dei documenti riduce i rischi associati alla perdita, al furto o al danneggiamento dei documenti cartacei. Le soluzioni digitali moderne offrono avanzate misure di sicurezza come criptazione, backup automatici e controlli di accesso, assicurando una protezione superiore delle informazioni sensibili.

Normative della conservazione documentale

Quando si parla di conservazione documentale, è doveroso considerare le normative vigenti per garantire la conformità legale di tutti i documenti digitalizzati. Questa attenzione è essenziale per assicurare che ogni documento digitalizzato mantenga la sua validità giuridica, proprio come il suo corrispettivo cartaceo.

Le leggi e i regolamenti possono variare notevolmente da una giurisdizione all’altra, ma l’obiettivo comune è quello di stabilire un quadro legale che supporti l’autenticità, l’integrità e l’accessibilità dei documenti nel tempo. Per esempio, nell’Unione Europea, il Regolamento eIDAS stabilisce norme rigorose per la gestione dei servizi di fiducia, inclusa la conservazione elettronica dei documenti, assicurando che siano riconosciuti legalmente attraverso i confini nazionali.

Implementare un sistema di conservazione conforme alle normative richiede una comprensione dettagliata delle leggi applicabili e spesso l’assistenza di esperti legali e tecnici. È fondamentale, per esempio, stabilire processi che garantiscano l’integrità dei documenti dal momento della loro creazione fino alla loro conservazione a lungo termine. Questo può includere l’uso di tecnologie di timestamping digitale e di firme elettroniche qualificate, che sono essenziali per verificare l’origine e l’integrità dei documenti nel tempo.

Oltre a soddisfare i requisiti legali, è importante anche considerare gli aspetti di sicurezza nella conservazione documentale. Le misure di sicurezza devono essere progettate per proteggere i documenti da accessi non autorizzati, alterazioni o perdite, utilizzando sistemi di crittografia avanzati e politiche di accesso rigorose.

La conformità normativa non è solo una questione di rispetto delle leggi; è anche una strategia essenziale per mitigare i rischi legali, proteggere la reputazione aziendale e assicurare la fiducia dei clienti e dei partner commerciali. Le aziende che adottano pratiche di conservazione documentale responsabili possono così evitare sanzioni legali e assicurare una gestione più efficace e sicura dei loro dati.

Opzioni di outsourcing per la gestione documentale

L’outsourcing della gestione documentale rappresenta una scelta strategica per molte aziende che desiderano alleggerire il carico delle complessità tecniche e normative associate alla conservazione dei documenti. Affidare questa gestione a enti specializzati permette alle aziende di avvalersi di competenze specifiche e di infrastrutture tecnologicamente avanzate, garantendo che i loro documenti siano gestiti in conformità con le leggi vigenti.

Questa opzione si rivela particolarmente vantaggiosa per le aziende che vogliono concentrarsi sul loro core business senza dover gestire direttamente i dettagli tecnici e burocratici della conservazione documentale. Le imprese di outsourcing specializzate dispongono di sistemi aggiornati e seguono protocolli di sicurezza stringenti per proteggere i dati e i documenti dei loro clienti da accessi non autorizzati e da eventuali perdite di dati.

A chi affidarsi per l’outsourcing

La scelta di un fornitore qualificato per l’outsourcing della gestione documentale non solo assicura la conformità alle norme sulla privacy e sulla sicurezza dei dati, ma offre anche tranquillità sapendo che ogni aspetto legale e tecnico è gestito da esperti. Ardesia, ad esempio, è una di queste compagnie che offre da oltre un decennio soluzioni di conservazione documentale e sostitutiva, assicurando la massima sicurezza e conformità alle normative vigenti

Le loro soluzioni sono progettate per proteggere la privacy e la riservatezza dei documenti, rendendo l’accesso disponibile esclusivamente agli utenti autorizzati.

Massimizzare i benefici della digitalizzazione e della conservazione documentale

Per trarre il massimo vantaggio dalla digitalizzazione e dalla conservazione documentale, è fondamentale implementare strategie efficaci che non solo migliorino la gestione dei documenti ma anche assicurino la loro sicurezza e accessibilità a lungo termine. Di seguito, alcuni suggerimenti  che possono essere di grande aiuto:

• Adozione di standard internazionali
  L’integrazione di standard internazionali come l’ISO 14721 nella gestione dei documenti digitali è molto importante. Questo standard fornisce linee guida dettagliate su come organizzare l’archiviazione digitale per garantire che i documenti siano non solo protetti ma anche facilmente accessibili nel futuro. Per esempio, applicare l’ISO 14721 può aiutare a stabilire protocolli per la versione digitale dei documenti che necessitano di conservazione a lungo termine come quelli legali, medici, o di archivio storico.
  
  
• Formazione continua del personale
  Investire nella formazione continua del personale è un altro passo essenziale. Formare i dipendenti sull’uso delle tecnologie digitali più recenti e sulla gestione dei rischi legati alla conservazione digitale aumenta significativamente l’efficienza e l’efficacia del passaggio al digitale. Ad esempio, sessioni regolari di formazione possono aiutare il personale a familiarizzare con nuove piattaforme di gestione documentale o aggiornamenti importanti, riducendo così il rischio di errori o di perdite di dati.
  
  
• Utilizzo di intelligenza artificiale
  L’intelligenza artificiale (AI) sta rivoluzionando il modo in cui le organizzazioni gestiscono e archiviano i documenti. Implementare l’AI per migliorare la categorizzazione, l’archiviazione e la ricerca dei documenti può significativamente incrementare l’automazione dei processi. Per esempio, l’AI può essere utilizzata per riconoscere automaticamente i tipi di documenti, estrarre dati importanti, e categorizzarli in modo appropriato, accelerando il processo di archiviazione e migliorando l’accessibilità dei documenti.

Questi miglioramenti aiutano a prepararsi più efficacemente per rispondere alle esigenze future in un mondo sempre più orientato verso la digitalizzazione.